人力資源盤點的步驟

    時間：2022-06-01

人力資源盤點的步驟

　?。ㄒ唬┏闪⑷肆Y源盤點工作小組

　　人力資源盤點工作小組由總經(jīng)理和各部門主管、人力資源規(guī)劃專職人員組成，總經(jīng)理擔任組長，人力資源部經(jīng)理任執(zhí)行副組長。在進行人力資源盤點工作之前，通過對全體員工作充分的動員，說明人力資源盤點工作的意義和重要性，要求各部門員工積極配合，客觀、詳實地提供相關資料數(shù)據(jù)。

　?。ǘ┲贫ㄈ肆Y源盤點計劃

　　人力資源盤點是對組織人力資源現(xiàn)狀的認識與分析，是其他人力資源管理工作的基礎，也是一項比較耗時的工作，所以必須做好進度計劃，保證人力資源盤點工作及時、順利地進行。要樹立預算管理意識，做好人力資源盤點預算，在保證工作質(zhì)量的前提下，低成本高效率地完成人力資源盤點工作。

　　（三）收集、整理資料信息

　　在進行正式的人力資源盤點前，必須全面收集、整理相關的資料信息，力求全面認識組織人力資源現(xiàn)狀。資料信息可以通過查閱現(xiàn)有的檔案資料、發(fā)放調(diào)查問卷、訪談等途徑獲得。

　?。ㄋ模┙y(tǒng)計分析相關資料

　　人力資源部負責對收集的資料進行分析，并且將以上獲取的數(shù)據(jù)整理為ＥＸＣＥＬ數(shù)據(jù)、圖表或其它電子數(shù)據(jù)庫形式，直觀、清晰地描述組織人力資源狀況。

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　　在收集、整理完畢所有資料之后，人力資源部安排專職人員對以上數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，制作《××××年度公司人力資源環(huán)境描述統(tǒng)計分析報告》，由公司人力資源部審核小組完成報告的審核工作，并報請公司總裁審核批準。

　　作為人力資源供給、需求預測的基礎，《人力資源環(huán)境描述統(tǒng)計分析報告》應該根據(jù)需要分別采用表格數(shù)據(jù)、趨勢線數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結構圖、分類數(shù)據(jù)等形式輔助說明，同時要對相關的數(shù)據(jù)資料或圖表進行解釋。

　　人力資源盤點的內(nèi)容

　　為全面掌握企業(yè)人力資源現(xiàn)狀，依據(jù)盤點工作側重點的不同，可以將人力資源盤點分為人事信息盤點、人力資源能力盤點、人力資源政策盤點、人力資源心理狀態(tài)盤點。

　　１．人事信息盤點

　　人事信息盤點是人力資源盤點的基礎工作。按照部門和職位分別對任職者的年齡、性別、教育程度、工作年限等因素進行統(tǒng)計，制作《職位結構分析表》、《年齡結構分析表》（部門－年齡維度、職位－年齡維度）、《人力資源數(shù)量分析表》（部門－數(shù)量維度、職位－數(shù)量維度）、《教育程度與人力資源成本分析工具》等，并用圖表的形式表示出來。

　　進行人事信息盤點不僅僅是對這些變量進行白描式的記錄，還要進一步探索它們與晉升、離職率等之間的關系。比如，考察員工在不同年齡階段業(yè)績和離職率的分布特征，受教育程度與離職率之間的關系等，為組織進行科學的人力資源規(guī)劃提供參考。一方面，可以借鑒國內(nèi)外組織行為學以及心理學領域相關的研究成果；另一方面，組織本身也要基于所在行業(yè)的特點、組織文化等特殊因素，進行相關的統(tǒng)計分析。例如，統(tǒng)計分析特定類型員工群體的離職和晉升數(shù)據(jù)，統(tǒng)計分析各層管理人員提升與離職的情況等。

　?。玻肆Y源能力盤點

　　人事信息盤點主要是對員工年齡、學歷、職稱、專業(yè)等人事信息的統(tǒng)計分析，有助于直觀認識企業(yè)人力資源的結構，但是并不能完全反映企業(yè)人力資源現(xiàn)狀。能力是衡量企業(yè)人力資源實力的一個具有說服力的指標。因此，業(yè)務能力分析、人際關系能力分析、成就能力分析等反映人力資源現(xiàn)實性和發(fā)展性的能力盤點比單純學歷、職稱盤點更重要。

　　要找出企業(yè)目前擁有以及未來需要的關鍵技術與關鍵能力，并建立追蹤員工能力現(xiàn)狀及其發(fā)展性的管理系統(tǒng)，制作《人力資源能力分析表》（部門－專業(yè)維度、職位－專業(yè)維度），并將技術與能力盤點與招募、培訓、晉升等人力資源系統(tǒng)結合。需要注意的是技術與能力盤點不是一次即可的解決方案，而是持續(xù)的過程，能力盤點要及時更新，才能符合企業(yè)發(fā)展的需求。

　　３．人力資源政策盤點

　　只有解決了政策和機制問題，人力資源盤點才會為人力資源管理奠定堅實的基礎。對公司現(xiàn)有人力資源管理政策進行梳理，判斷人力資源管理政策的系統(tǒng)性和有效性，分析相關政策是否有助于現(xiàn)有人力資源的保留和開發(fā)，是否能夠支持組織戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。依據(jù)組織發(fā)展戰(zhàn)略，對現(xiàn)有人力資源政策進行梳理和修正。

　?。矗肆Y源心理狀態(tài)盤點

　　一些企業(yè)在進行人力資源盤點時，往往只關注員工人事信息以及技能信息系統(tǒng)的建立，而忽略了更根本的員工心理狀態(tài)的記錄與分析。實際上，個性測試、心理測驗是人力資源盤點的一項重要內(nèi)容。對員工的行為進行預測，不但有利于做好人力資源規(guī)劃工作，也可為組織制定有針對性的政策，采取相應的管理措施提供參考。企業(yè)應該逐步建立員工心理檔案系統(tǒng)，用科學的手段了解企業(yè)員工的個性特征、行為偏好等情況（例如，對員工進行職業(yè)人格類型測驗、職業(yè)能力傾向測驗等并記錄分析），通過觀察和研究員工個性與離職率以及其他管理因素之間的相關關系，制定合理的人力資源規(guī)劃，有的放矢地制定各項管理制度，引導員工行為導向符合組織期望的行為方向。

人力資源盤點方法

　　根據(jù)人力資源盤點內(nèi)容的需要，可以采用文獻查閱法、問卷調(diào)查法、訪談法、觀察法、潛能測評法、業(yè)績調(diào)查法等不同的方法。

　　１．文獻查閱法

　　人力資源部負責查閱公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃數(shù)據(jù)、企業(yè)組織結構數(shù)據(jù)、財務預算數(shù)據(jù)、各部門年度規(guī)劃數(shù)據(jù)等相關資料。由人力資源規(guī)劃專職人員負責整理企業(yè)人力資源政策、薪酬福利、培訓開發(fā)、績效考核、人力資源變動等方面的數(shù)據(jù)資料，從以上數(shù)據(jù)中提煉出所有與人力資源規(guī)劃和盤點有關的數(shù)據(jù)信息，并整理編報。

　?。玻畣柧碚{(diào)查法

　　人力資源部根據(jù)公司經(jīng)營戰(zhàn)略計劃和目標要求以及人力資源盤點工作進度計劃，下發(fā)相關調(diào)查表，在限定工作日內(nèi)由各部門填寫后收回。

　　在人力資源盤點工作進行期間，各部門應該根據(jù)業(yè)務需要和實際情況，及時、全面地向人力資源部提供有關的信息數(shù)據(jù)。人力資源部工作人員應該認真吸收接納各部門傳遞的信息。

　?。常疂撃軠y評法

　　潛能測評關注的是員工比較穩(wěn)定的個性和能力特征，而個性和能力是影響個人業(yè)績的重要因素，也是影響企業(yè)核心能力是否持久并不斷創(chuàng)新的基礎因素。進行潛能測評的主要工具有：結構化面談、心理測驗和情景測驗等。

　?。矗畼I(yè)績調(diào)查法

　　通過業(yè)績調(diào)查，除了分析關鍵人才的綜合能力與表現(xiàn)外，還能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)績不佳背后的根源，為改進人力資源政策提供一手的資料。進行業(yè)績調(diào)查，不僅要查閱員工的業(yè)績檔案，還可以對其上級主管進行深度訪談。此外，為了更準確地把握員工能力，還可以運用３６０度反饋技術，征詢同事或客戶的反饋，獲得大量有價值的信息。

　　人力資源盤點不是一勞永逸的工作，要依據(jù)組織戰(zhàn)略發(fā)展定期進行。這就要求有完善的人力資源管理制度作保障。例如，工作日志制度、完善的檔案管理制度（員工績效考核檔案、培訓檔案、人力資源流動統(tǒng)計檔案）等。作為人力資源管理系統(tǒng)的重要組成部分，人力資源盤點要與其他人力資源管理模塊相結合，比如適合企業(yè)戰(zhàn)略、流程的職位分析以及在此基礎上形成的職位說明書以及職務規(guī)范，就是進行有效的人力資源盤點的基礎。此外，還要考慮外部因素以及內(nèi)部因素的影響，對國內(nèi)外政治經(jīng)濟社會環(huán)境的發(fā)展趨勢、人口結構的變化、科學技術的進步、同業(yè)競爭狀況等進行科學的分析與判斷。
 人力資源盤點實務

本人曾到一家建筑公司做人力盤點的顧問工作，這是一家國營的工程建筑公司己有三十多年歷史。在人力評估訪談過程中我發(fā)現(xiàn)一些有趣的現(xiàn)象，往往公司依現(xiàn)有人力狀況承包下適當工作量的公共工程，但不是無法如期完成，就是工程實際人工成本費用超出原訂預算金額許多。問題出在鋼骨焊接工人的工作上，在編制上有三十名焊接工，實際上也有三十名焊接工，但每次實際在現(xiàn)場工作的焊接工不到十五人，其余的焊接工都在做品檢及報表填寫的工作或監(jiān)督外包廠商的施工焊接工作等。有時為趕工程進度，施工單位必須從公司外雇用大批臨時有專業(yè)執(zhí)照的焊接工人來協(xié)助趕工進度。最后工程款的結算總是高出預算許多。

        
從工程進行過程中我們很明顯的看到焊接工的人力，并未充份的利用到。在深究其原因我發(fā)現(xiàn)關鍵在于焊接工的年齡，據(jù)焊接單位主管的說明是，焊接工在四十歲以后做焊接工作時手容易抖動，這可能與視力退化及手握電焊槍的定力有關，若焊接時手抖動會造成焊接點起氣泡，使焊接品質(zhì)產(chǎn)生問題。了解焊接工作需要的體能與工作品質(zhì)有關，體能又與年齡有關，當然每個人的體能并不一定與年齡同步變化，但施工單位主管必須找出一個可以掌握的標準做為人力調(diào)配的依據(jù)，目的在降低問題品質(zhì)的發(fā)生率。從該公司焊接工人的年齡分布來看，確實有一半以上的焊接工年齡超過四十歲?；蛟S這就是問題所在，也就是公司必須面對需要解決的問題。

        
另外一家傳統(tǒng)食品加工業(yè)的老板，近幾年來感覺生意愈來愈難做，因此想轉投資高科技的光電產(chǎn)業(yè)，他希望能從原來的食品加工廠中找出目前已過剩的人員，希望將他們能轉到新成立的光電制造工廠，一方面減少原食品工廠的人事成本，另一方面挑選一些熟悉公司企業(yè)文化及忠誠度高的員工進駐新公司的籌建。那些人員可以轉任？那些人員無法轉任？這位老板面臨他傳統(tǒng)食品加工廠的人力盤點問題。

        
由此看來現(xiàn)有人力不一定等于現(xiàn)有有效人力，現(xiàn)有有效人力也并不一定等于未來有效人力，所以人力盤點應協(xié)助公司在人力規(guī)劃上早做應變措施。

        
許多人力資源管理從業(yè)人員常誤以為“人力盤點”是純粹人力資源部的業(yè)務項目之一。這是不對的，“人力盤點”往往是公司在面臨重大決策時(如擴廠、遷廠、投入新產(chǎn)品、退出市場、裁員或關廠等)，針對公司整體資源進行盤點評估中的重要一環(huán)。當然也有公司將人力盤點與人力規(guī)劃當做經(jīng)常持續(xù)性的工作，或許隨時配合公司經(jīng)營目標的建立及修改，年度每季做一次人力規(guī)劃報告。

        
通常在公司的經(jīng)營策略方向未確立前，資源如何分配對公司現(xiàn)在與未來的發(fā)展最有利，所有與公司經(jīng)營有關的內(nèi)外資源均應列入考量及檢驗。“人力盤點”及“技能盤點”是屬于人力資源部的資源盤點的工作之一。因此“人力盤點”扮演著提供決策者制訂策略的重要參考資料角色，另一方面在公司經(jīng)營策略確立后，接著新的人力及技術需求自然會出現(xiàn)，因此“人力盤點”及“技能盤點”便能幫助人力資源部門做有效的公司整體人力規(guī)劃政策。

        
“人力盤點”及“技能盤點”應該合并來做，主要是先要確定公司營運上現(xiàn)在及未來所需要那些技能？現(xiàn)有人力是否具備這些技能？若目前人力沒有足夠的技能或現(xiàn)有人力的技能未來不再需要，該怎么辦？

        
人力資源部應按公司營運需求的急迫性、優(yōu)先級，制訂有效的人力規(guī)劃政策，當然一方面要符合公司營運需求提供公司足夠的、有效的及低成本的人力資源，另一方面要照顧現(xiàn)有員工的權益及發(fā)展。

        
公司在做人力規(guī)劃及預測時，要考慮下列因素：

        
1、外界的挑戰(zhàn)  ：國內(nèi)外政經(jīng)社會環(huán)境的發(fā)展趨勢、科技進步的程度、同業(yè)競爭的狀況。

        
2、公司經(jīng)營決策  ：經(jīng)營目標及策略(如銷售、產(chǎn)品及生產(chǎn)等策略)的方向確立，訂定各項營運功能對人力需求的順序時間表。

        
3、人力變動因素：年度員工流動率、缺勤率，退休、開除、辭職、死亡、每位員工每月平均加班小時數(shù)等等因素列入考量。近三年的人力異動平均比率。

        
4、人力來源及人力成本  :  掌握最便捷、最適合及成本最低的人力資源，評估各項招募管道的可行性及成本分析。

        
5、技術技能需求：工作分析、技能類別性質(zhì)、技能等級標準、技能訓練、技能評鑒考核、技能證照等。

        
6、工作量分析：從公司預定的年產(chǎn)量或營業(yè)額或銷售量去推算需要的直接人力，再以競爭者的模范標竿做為計算間接人力的參考，加上人力變動因素的考量求出實際公司運作需要的人力。

        
7、工作重新設計或安排  :  升遷、調(diào)動、改組、訓練或外包等。

        
“人力盤點”應根據(jù)上面因素來設計人力盤點的實施內(nèi)容，首先要設計員工個別的人力盤點調(diào)查表，表中除員工個人、所屬工作單位及目前負責工作內(nèi)容等基本資料外，應包含員工的專業(yè)知識及專長技術類別、在加入公司前的工作經(jīng)驗及在加入公司期間的職務變動經(jīng)歷與工作經(jīng)驗、與公司工作相關的技能及工作年資、專業(yè)證照、教育程度及訓練紀錄、工作績效考核成績及主管面談紀錄、個人事業(yè)生涯規(guī)劃、個人重大傷病紀錄、性向測驗報告、主管對于員工個人企圖心及創(chuàng)意能力表現(xiàn)的評語及語文學習能力等等資料。表中填寫的年齡及年資常做為公司考量人力替換的依據(jù)，年齡較大或年資較長的員工，若無法再運用其技術專長或再教育訓練，公司可能鼓勵這些員工提早退休。若學歷低或無法再教育訓練的員工，公司可能考慮資遣。

        
當收集到的員工個人調(diào)查資料輸入計算機后，依技術專長分類，多少人己達技能標準等級？各技能等級還缺多少人？多少人可用內(nèi)訓來補足人力缺口？多少人需要從公司外雇用？什么時候需要雇用那些技能等級的人？從何處尋找這類具有適合公司需要的技術等級人才？多少是需要有足夠經(jīng)驗可立即上線工作的人？多少是需要有些經(jīng)驗的人雇進公司再訓練？公司現(xiàn)有此類技術的人員流動率如何？是否有員工短期內(nèi)將要退休？經(jīng)過計算機依決策者需求輸出分析資料，一方面提供公司高層主管做進一步?jīng)Q策參考，另一方面人力資源部依公司營運需求制訂有效的人力資源規(guī)劃及執(zhí)行方向。

        
由人力資源部在企業(yè)網(wǎng)絡上設計人力盤點調(diào)查表，分成三個部份：

        
1、個人基本資料、學經(jīng)歷及員工個人掌握的個人信息例如個人考上某計算機軟件執(zhí)照或自己在外接受技能訓練獲得證照或個人事業(yè)生涯規(guī)劃等屬于個人才知道的信息，由員工個人負責填寫輸入。

        
2、員工直屬主管負責填寫輸入該員工的技能水準評鑒，工作表現(xiàn)及學習能力等評語或發(fā)展?jié)摿υu估等。

        
3、人力資源部負責填寫輸入該員工的技能等級資料、訓練紀錄、升遷調(diào)動及調(diào)薪記錄、工作績效考核成績、請假及獎懲或建議案等個人紀錄等。

        
人力資源部每月或每季主動要求員工及其直屬主管更新計算機資料，因此人力資源部可以隨時提供公司高階主管最新的人力盤點信息。