開(kāi)會(huì)是職場(chǎng)中最能暴露一個(gè)人真實(shí)水平的場(chǎng)合。
有人能把一場(chǎng)枯燥的例會(huì)變成戰(zhàn)略動(dòng)員會(huì)，有人卻能把關(guān)鍵決策會(huì)開(kāi)成集體催眠現(xiàn)場(chǎng)。
而其中最致命的，不是發(fā)言啰嗦、不是流程混亂，而是，PPT用得太爛。
沒(méi)錯(cuò)，PPT不是重點(diǎn)，但怎么用PPT，直接暴露了一個(gè)管理者的思維水平、執(zhí)行力和領(lǐng)導(dǎo)魅力。
如果你還在用“模板好看就行”“內(nèi)容全放上去就行”的思路做PPT，那你的管理水平，大概率還停留在“傳話筒”階段。

01
低水平管理者
PPT是管理遮羞布

1、形式大于內(nèi)容，本末倒置
這些低水平管理者，一打開(kāi)PPT，就像打開(kāi)了美顏相機(jī)，只顧著追求頁(yè)面的華麗和視覺(jué)的沖擊。
動(dòng)畫(huà)效果一個(gè)接一個(gè)，圖片、圖表堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，恨不得把PPT變成一場(chǎng)視覺(jué)盛宴。
可你仔細(xì)一看內(nèi)容，就會(huì)發(fā)現(xiàn)全是些空洞無(wú)物的套話、車(chē)轱轆話。
什么“加強(qiáng)管理，提高效率”“積極拓展市場(chǎng)，增加銷(xiāo)售額”，這些話就像萬(wàn)金油，放哪兒都合適，卻解決不了任何實(shí)際問(wèn)題。

2、思維邏輯混亂，條理不清
再看看他們的PPT內(nèi)容，簡(jiǎn)直就是一團(tuán)亂麻，思維邏輯混亂不堪，條理不清。
他們沒(méi)有清晰的思路和框架，想到哪里就說(shuō)到哪里，一會(huì)兒講市場(chǎng)情況，一會(huì)兒又跳到員工福利，完全沒(méi)有任何邏輯順序可言。
在PPT的頁(yè)面布局上，也是雜亂無(wú)章，重點(diǎn)不突出，讓人看了半天都不知道他們想要表達(dá)的核心觀點(diǎn)是什么。
比如，在討論項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，他們可能會(huì)先從公司的戰(zhàn)略目標(biāo)說(shuō)起，然后扯到市場(chǎng)環(huán)境，再跳到團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)人情況，最后才回到項(xiàng)目本身。
這種跳躍式的思維方式，讓聽(tīng)眾聽(tīng)得一頭霧水，根本無(wú)法跟上他們的節(jié)奏。
這樣的會(huì)議，不僅無(wú)法幫助團(tuán)隊(duì)成員理清思路，達(dá)成共識(shí)，反而會(huì)讓大家更加迷茫和困惑，對(duì)項(xiàng)目的前景感到擔(dān)憂。

02
中水平管理者
PPT是管理指揮棒

1、目標(biāo)明確，結(jié)構(gòu)清晰
中水平管理者深知PPT的重要性，他們?cè)谥谱鱌PT時(shí)，他們會(huì)首先明確會(huì)議的目標(biāo)和主題，然后圍繞這個(gè)目標(biāo)構(gòu)建清晰合理的結(jié)構(gòu)。
比如，在制定一個(gè)季度的銷(xiāo)售計(jì)劃會(huì)議上，他們的PPT會(huì)從市場(chǎng)分析、目標(biāo)設(shè)定、策略制定、資源分配、時(shí)間安排等方面進(jìn)行詳細(xì)的闡述。
每一部分都有明確的標(biāo)題和重點(diǎn)內(nèi)容，邏輯清晰，層次分明。
團(tuán)隊(duì)成員在觀看PPT的過(guò)程中，就像沿著一條清晰的道路前進(jìn)，能夠快速理解會(huì)議的核心內(nèi)容，明確自己的任務(wù)和方向。
這種目標(biāo)明確、結(jié)構(gòu)清晰的PPT，能夠大大提高會(huì)議的效率，讓團(tuán)隊(duì)成員心往一處想，勁往一處使。

2、跟蹤反饋，及時(shí)調(diào)整
中水平管理者明白，管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，需要根據(jù)實(shí)際情況不斷地進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。
他們會(huì)利用PPT來(lái)跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展情況，及時(shí)收集團(tuán)隊(duì)成員和客戶的反饋意見(jiàn)，并根據(jù)這些反饋對(duì)PPT進(jìn)行更新和完善。
在每次會(huì)議上，他們都會(huì)對(duì)比上次PPT中設(shè)定的目標(biāo)和計(jì)劃，分析實(shí)際完成情況與預(yù)期目標(biāo)的差距。
如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，他們會(huì)及時(shí)調(diào)整策略和方案，并在PPT上進(jìn)行詳細(xì)的記錄和說(shuō)明。
這樣，團(tuán)隊(duì)成員就能夠清楚地了解項(xiàng)目的最新動(dòng)態(tài)，明確下一步的工作重點(diǎn)。

03
高水平管理者
PPT是管理必殺技

1、用PPT做決策推演，而不是事后匯報(bào)
高水平管理者具有前瞻性的眼光和敏銳的洞察力，他們把PPT當(dāng)作一種決策推演的工具，而不是僅僅用于事后匯報(bào)。
在面對(duì)復(fù)雜的決策問(wèn)題時(shí)，他們會(huì)運(yùn)用PPT構(gòu)建詳細(xì)的決策模型，對(duì)各種可能的方案進(jìn)行全面的分析和評(píng)估。
比如，在考慮是否要進(jìn)入一個(gè)新的市場(chǎng)時(shí)，他們會(huì)在PPT中列出進(jìn)入該市場(chǎng)的各種因素，包括市場(chǎng)規(guī)模、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、政策法規(guī)、成本收益等。
然后，他們會(huì)運(yùn)用數(shù)據(jù)分析和模擬預(yù)測(cè)的方法，對(duì)每個(gè)因素進(jìn)行量化分析，預(yù)測(cè)不同方案可能帶來(lái)的結(jié)果。
在會(huì)議上，他們會(huì)通過(guò)PPT向團(tuán)隊(duì)成員展示決策推演的過(guò)程和結(jié)果，讓大家充分了解各種方案的優(yōu)缺點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)這種方式，他們能夠在決策之前就發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題和機(jī)會(huì)，提前制定應(yīng)對(duì)策略，做出更加科學(xué)、合理的決策。
而不是等到事情發(fā)生之后，才用PPT來(lái)匯報(bào)結(jié)果，那時(shí)候可能已經(jīng)錯(cuò)過(guò)了最佳的調(diào)整時(shí)機(jī)。

2、用PPT直面問(wèn)題，而不是掩蓋問(wèn)題
在團(tuán)隊(duì)管理中，問(wèn)題是不可避免的。
高水平管理者不會(huì)害怕問(wèn)題，更不會(huì)用PPT來(lái)掩蓋問(wèn)題。
相反，他們會(huì)主動(dòng)用PPT把問(wèn)題暴露出來(lái)，和團(tuán)隊(duì)成員一起分析問(wèn)題的根源，尋找解決問(wèn)題的辦法。
比如，當(dāng)團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)下滑時(shí)，他們不會(huì)在PPT上只說(shuō)一些“受市場(chǎng)環(huán)境影響”“競(jìng)爭(zhēng)激烈”等客觀原因，而是會(huì)深入分析團(tuán)隊(duì)內(nèi)部存在的問(wèn)題，如人員能力不足、工作流程不合理、激勵(lì)機(jī)制不完善等。
他們會(huì)通過(guò)PPT展示問(wèn)題的具體表現(xiàn)和影響，然后組織團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，共同探討解決方案。
這種直面問(wèn)題的態(tài)度和做法，不僅能夠及時(shí)解決問(wèn)題，還能增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和戰(zhàn)斗力。

3、用PPT驅(qū)動(dòng)行動(dòng)，而不是記錄討論
很多管理者在開(kāi)會(huì)時(shí)，只是用PPT來(lái)記錄大家的討論內(nèi)容，會(huì)后就不了了之了。
而高水平管理者則不同，他們會(huì)用PPT來(lái)驅(qū)動(dòng)行動(dòng)，把會(huì)議上的討論結(jié)果轉(zhuǎn)化為具體的工作任務(wù)和行動(dòng)計(jì)劃。
在會(huì)議結(jié)束時(shí)，他們會(huì)通過(guò)PPT明確每個(gè)人的任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，并要求大家在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。
他們還會(huì)定期對(duì)任務(wù)的完成情況進(jìn)行跟蹤和檢查，通過(guò)PPT展示任務(wù)的進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。
對(duì)于沒(méi)有按時(shí)完成任務(wù)的人員，他們會(huì)及時(shí)進(jìn)行督促和指導(dǎo)，確保團(tuán)隊(duì)的工作能夠按照計(jì)劃順利進(jìn)行。
這種用PPT驅(qū)動(dòng)行動(dòng)的做法，能夠讓團(tuán)隊(duì)的工作更加高效、有序，避免出現(xiàn)推諉扯皮、拖延懈怠的現(xiàn)象。

04
高水平PPT制作方法
既然高水平管理者能把PPT用成管理必殺技，那他們是怎么制作PPT的呢？
下面就給大家分享一些高水平PPT的制作方法和思路。

1、明確目標(biāo)與受眾
在制作PPT之前，一定要明確制作的目標(biāo)和受眾。
比如你是要做項(xiàng)目匯報(bào)PPT，目標(biāo)可能是向領(lǐng)導(dǎo)展示項(xiàng)目的進(jìn)展和成果，爭(zhēng)取更多的資源支持。
受眾是領(lǐng)導(dǎo)，他們更關(guān)注項(xiàng)目的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、成果亮點(diǎn)以及未來(lái)的規(guī)劃。
明確了這些，你才能有針對(duì)性地選擇內(nèi)容和設(shè)計(jì)風(fēng)格。

2、構(gòu)建清晰邏輯框架
根據(jù)目標(biāo)和受眾，構(gòu)建一個(gè)清晰的邏輯框架。
可以采用總分總的結(jié)構(gòu)，先提出核心觀點(diǎn)，然后分點(diǎn)闡述，最后進(jìn)行總結(jié)。
比如在做市場(chǎng)分析PPT時(shí)，可以先提出市場(chǎng)的主要趨勢(shì)和特點(diǎn)，然后分別從市場(chǎng)規(guī)模、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、消費(fèi)者需求等方面進(jìn)行分析，最后總結(jié)出市場(chǎng)的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。

3、收集整理優(yōu)質(zhì)內(nèi)容
根據(jù)邏輯框架，開(kāi)始收集和整理內(nèi)容。
可以通過(guò)查閱資料、調(diào)研分析、團(tuán)隊(duì)討論等方式獲取信息。
在整理內(nèi)容時(shí)，要注意內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和誤導(dǎo)。
同時(shí)，要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行篩選和提煉，突出重點(diǎn)，去掉無(wú)關(guān)緊要的信息。
值得一提的是，在追求高效與聚焦的會(huì)議文化中，PPT頁(yè)數(shù)的控制也至關(guān)重要。
例如，萬(wàn)達(dá)就明確規(guī)定會(huì)議中使用的PPT不得超過(guò)十頁(yè)，這一舉措旨在避免冗長(zhǎng)和形式化的匯報(bào)，確保會(huì)議能夠聚焦核心問(wèn)題，提高溝通效率。
因此，在制作PPT時(shí)，我們也應(yīng)秉持簡(jiǎn)潔高效的原則，力求在有限的頁(yè)數(shù)內(nèi)傳達(dá)最關(guān)鍵的信息。

寫(xiě)在最后：
PPT，看似只是一個(gè)簡(jiǎn)單的演示工具，卻折射出了不同水平管理者的管理理念和能力差距。
作為管理者，我們要不斷提升自己的能力，學(xué)會(huì)用正確的方式使用PPT，讓它成為我們管理工作的得力助手。
同時(shí)，我們也要警惕過(guò)度依賴PPT，不要讓它束縛了我們的思維和行動(dòng)。